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Manuales públicos de YeboYebo

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Envío Mail

Esta extensión incluye la funcionalidad de adjuntar un documento del programa (pedido, factura, etc.) en un e-mail a un cliente / provedor.

Configuración

Para el correcto funcionamiento de envío mail hay que configurar unos parámetros generales y según el cliente de correo y el sistema operativo tendremos que realizar unas configuraciones específicas.

Configuración general

Dentro de Área de Facturación -> Principal -> Empresa iremos a la pestaña Configuración local y dentro de esta a Envío mail. Aquí tenemos que informar:

• Tipo de cliente de correo: Seleccionaremos un valor entre los posibles (Eneboo, Kmail, Thunderbird, Outlook, Python)
• Directorio temporal: Inforaremos la carpeta donde se guardarán temporalmente los adjuntos del correo.

Configuración Thunderbird

Linux

• Nombre y ruta de la aplicación: Por defecto lo informa al seleccionar el tipo de correo, si no lo hace hay que informar thunderbird

Windows

• Nombre y ruta de la aplicación: Informaremos la ruta completa del ejecutable de Thunderbird:

• Variables de entorno: Editaremos las variables de entorno y añadiremos una entrada al path con la ruta completa del ejecutable de Thunderbird:

Configuración Outlook

Windows

• Nombre y ruta de la aplicación: Informaremos la ruta completa del ejecutable de Outlook:

• Variables de entorno: Editaremos las variables de entorno y añadiremos una entrada al path con la ruta completa del ejecutable de Outlook:

Configuración de e-mails en clientes

• Cuando enviemos un e-mail desde presupuestos, pedidos, albaranes o facturas, el e-mail al que se enviará el correo será el que esté configurado en la ficha del cliente, bien en el campo E-mail de la pestaña General o bien en los e-mails configuarados en la pestaña de Agenda.

Configuración e-mail principal

• En la pestaña General de la ficha de clientes informaremos el e-mail principal del cliente

Configuración e-mail contactos

• En la pestaña de Agenda de la ficha de clientes tenemos una tabla para asignar distintos contactos al cliente, cada contacto tiene un campo para informar su e-mail.

• En la misma pestaña, en la parte de la derecha podemos configurar para cada tipo de documento uno o varios e-mails de tal forma que al seleccionar un documento desde su maestro y pulsar sobre el botón de envío mail, se enviará a las direcciones de correos que se hayan configurado según el tipo de documento.

• Si queremos configurar los e-mails destinos a los que se enviarán cuando pulsemos en enviar correo desde el maestro de facturas, pulsaremos sobre el botón de añadir e-mails en el recuadro de facturas.

• Seleccionaremos una o varias direcciones de correo y aceptaremos.

• Se quedarán guardadas las direcciones de los e-mails de dicho cliente a los que se enviarán los correos cuando pulsemos el botón de enviar e-mail de una factura de dicho cliente.

Prioridad de selección de e-mail

• A la hora de enviar un documento por e-mail, primero se mirará si existe para el tipo de documento uno o varios e-mails configurados en la pestaña Agenda de la ficha del cliente, si no existe ningún e-mail configurado para el tipo de documento entonces mirará el e-mail configurado en la pestaña General

Envío de e-mail desde maestro de documentos

• En los maestros de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de clientes existe un botón el cual teniendo seleccionado un documento, enviará un e-mail a la dirección de correo configurada siguiendo la prioridad descrita anteriormente adjuntando una copia del impreso del documento correspondiente.

• En el ejemplo podemos ver como se adjunta la factura 20230A000001 y se envía a los destinatarios que habíamos configurado en la ficha del cliente, en la pestaña de Agenda en el recuadro de facturas.

Uso de plantillas en envío de correos

• Desde el Área de facturación -> Más -> Principal -> Plantillas mail podemos crear plantillas para el envío de mail

• Para crear una nueva plantilla pulsaremos en nuevo registro e informaremos los siguientes campos: Asunto (asunto del correo), Cuerpo (el texto del correo) y Nombre Plantilla (es el nombre de la plantilla) y seleccionaremos en el depl

. Asunto: Asunto asunto del correo.
. Cuerpo: El texto del correo
. Nombre plantilla: Nombre que le damos a la plantilla
. Documento: Desplegable con el tipo de documento en el que se utilizará la plantilla.

• En los campos Asunto y Cuerpo podremos utilizar etiquetas las cuales se sustituirán al enviar el mail con los datos del documento que se va a enviar.

• En la pestaña de Ayuda podemos ver que etiquetas se pueden usar y por qué datos serán sustituidas:

Ejemplo de plantilla

• En el siguiente ejemplo podemos ver una plantilla que se utliza en facturas donde utilizamos las etiquetas que se sustituirán por el nombre del cliente, el código de la factura y la fecha del documento.

• La factura 20230A00001 con fecha 27-11-2023 es del cliente PEPE SÁNCHEZ LÓPEZ

• Si pulsamos en el botón de enviar mail, se utilizará la plantilla de facturas y sutituirá las etiquetas que hemos incluido en los campos Asunto y Cuerpo de la plantilla por los datos de la factura: